おすすめの歯科予約システム7選｜比較すべき7つのポイントも解説

「患者さんが使いやすい歯科予約システムが欲しい」
「予約枠のとり方が歯科医師によっても異なるので、よくあるツールでは対応できない」
「LINEに連携している予約システムが欲しい」

歯科医院経営において、今や必須の歯科予約システム。

エクスコアの調査では、新規で開業している歯科医院のおよそ8割の歯科医院が、Web予約システムを導入しています。

効率的な歯科医院経営をおこなう上でも、患者さんの顧客体験を高めるためにも導入している歯科医院の割合は年々増えているようです。

ただ、現在さまざまな会社がさまざまな予約システムを提供しており、自院がどのようなシステムを選ぶべきかわからないと、お考えの院長先生もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、歯科予約システムを比較する際に見るべきポイントや、弊社が調査したおすすめの歯科予約システムについて紹介しております。

また、歯科医院のマーケティングに特化したエクスコアが、システムを導入するメリットやデメリットについても徹底調査のうえ解説しており、この記事を読むことで自院に適した歯科予約システムを選ぶヒントが得られるでしょう。

歯科予約システムの導入や見直しで悩まれている方は、ぜひ参考になさってみてください。

目次

• 1歯科予約システムとは？
• 2代表的な4種類の歯科予約システム
  • 2.1総合支援タイプ
  • 2.2予約特化タイプ
  • 2.3LINE対応タイプ
  • 2.4アプリ対応タイプ
• 3歯科予約システムの導入で歯科医院が得られるメリット
  • 3.1新患が増える可能性がある
  • 3.2予約にまつわるミスを減らすことができる
  • 3.3キャンセル対策になる
  • 3.4受付業務の負担が減る
  • 3.5待ち時間が長いことに起因するクレームが減る
  • 3.6患者データを一元管理できる
• 4歯科予約システムの導入で患者さんが得られるメリット
  • 4.1予約のために電話する必要がなくなる
  • 4.2簡単に予約の変更ができる
  • 4.3確実に歯科医院からの連絡を受け取れる
• 5歯科予約システムを導入するデメリット
  • 5.1インターネットに不慣れな患者さんもいる
  • 5.2コストがかかる
  • 5.3システムの導入完了までに時間や労力がかかる
• 6歯科予約システムを比較する際に見るべき7つのポイント
  • 6.1機能
  • 6.2操作性
  • 6.3独自性
  • 6.4費用
  • 6.5セキュリティ
  • 6.6サポート体制
  • 6.7評判
• 7【有料版】おすすめの歯科予約システム7選
  • 7.1アポツール アンド ボックス（Apotool & Box）
  • 7.2デンタマッププラス（denta map plus）
  • 7.3デントネット（DentNet）
  • 7.4アポデント（ApoDent）
  • 7.5デンタルアクセス（DENTAL ACCESS）
  • 7.6ピスケスアポ（PISCES APO）
  • 7.7イーパーク（EPARK）
• 8【無料版】おすすめの歯科予約システム
  • 8.1リゼルバ（RESERVA）
  • 8.2エジソン予約（EDISONE予約）
  • 8.3エアリザーブ（AirRESERVE）
• 9まとめ

歯科予約システムとは？

歯科予約システムは、歯科医院のWebサイトやポータルサイトなどオンライン上で来院予約ができる歯科医院向けのシステムです。

患者さん側からすれば、歯科医院の診療時間外でも電話不要で来院予約できるため、非常に便利なシステムです。

そのため、逆にいえば予約システムを導入していない歯科医院は予約の対象から外れてしまう可能性もあります。

Web予約システムを導入するだけで、新患の数が増えるというケースも珍しくありません。

また、歯科医院は他の店舗型ビジネスと異なり、チェアの割り当てを考慮したり治療内容に応じて対応する人員を変更したり、アポ枠の時間を変更したり、場合によっては治療の準備のために枠を開ける必要があったりします。

そのため、一般的に普及している予約システムでは、歯科医院の予約システムとして利用できないケースがほとんどです。

このことから、歯科医院のための予約システムを利用して自院の仕組みに合わせて、使いこなすことが求められるのです。

また、歯科予約システムは自院のワークフローと密接に関係する仕組みのため、乗り換えに時間的コストが発生します。

「人気だから」という理由で選定してしまうと、機能面でミスマッチしたシステムを使い続けることになってしまいます。

充分に検討して自院にとって最適な予約システムを採用していきましょう。

代表的な4種類の歯科予約システム

歯科予約システムにも種類があり、大きく下記の4種類にわけられます。

それぞれ詳しく解説します。

総合支援タイプ

予約の受付機能だけでなく、電子カルテの作成機能や、レセプトの作成機能などがあり、それぞれが患者の情報を通じて連携しているタイプです。

患者さん一人一人の情報が電子化され、売り上げ管理の機能もつくため、経営判断の一助になるとともに、スタッフ同士がカルテを紙で共有し合う非効率な体制から解放されるメリットがあります。

またデバイスもPCはもちろん、タブレット等でも管理することができることが多く、チェアごとに予約管理された患者の情報、例えばカルテ情報、パノラマの写真、歯周ポケットの深さなどの情報もスタッフ同士でデジタルに共有が可能になります。

いちいち予約の名前を確認したうえで、棚からカルテを引っ張り出し情報を確認するなどの作業が不要になるため、業務の効率化が図れることは明白でしょう。

また予約から来院受付、会計までも一貫してデジタル化することができるツールもあり、長期的な目線で見ると人件費の削減にもつながると考えられます。

デメリットで言えば、ツール利用料金がかさみやすいこと、デジタル機器が苦手な歯科医師などは使いこなせるのかという点も考慮するべきであることです。

またワークフローに密着したシステムのため、スタッフのオンボーディングにも時間がかかる可能性があります。

せっかく高級なシステムを導入しても使いこなせなければ、宝のもち腐れになってしまいます。

そのため、サポート体制がどうなっているのか、という点も検討してきましょう。

予約特化タイプ

予約特化タイプは、診療の予約受付のみに特化した予約システムです。

予約に特化したシステムのため、シンプルで使いやすく、他のタイプより費用を抑えることができる傾向にあります。

また機能が限定されるため、導入から使いこなすまでの時間的コストも抑えられます。

なるべく固定でかかる費用は抑えたい、という方にはおすすめです。

現在、予約の受付を電話や問い合わせフォームでしか対応しておらず、患者さんが予約を取りやすい環境をつくりたい、歯科医院へかかってくる電話対応の時間を減らしたいという方は検討してみてください。

LINE対応タイプ

「webだけでなくLINEからでも予約できる」もしくは「LINEのみで予約や管理をおこなう」予約システムがLINE対応タイプです。

日本国内において9600万ユーザーと言われるLINEと連携することで、ユーザーの利便性をより高めることが可能です

参考：LINEヤフー for business

例えば独自アプリで予約受付、管理をするようなタイプだと、スマートフォンを機種変更する際、情報が移行されずに予約時間を忘れられてしまうといったリスクがあります。

しかし、みなが毎日のように利用するLINEはデバイスの乗り換えに際して、データを消してしまうといったリスクは低くなります。

また、最近のメールやSMSは、迷惑メールが非常に多くなり個人のメールやSMSをチェックするという習慣自体がなくなってきているため、予約のリマインドなどがLINEでできるというのは大きな利点です。

一方、少なからずいるLINEを利用しない層には使えないというデメリットもあります。LINE以外でも連絡できる手段があるかどうか、という点が大切です。

アプリ対応タイプ

アプリ対応タイプは、インストールした歯科医院専用のアプリから予約をおこなえる予約システムです。

予約や医院からのリマインドがアプリ上で完結し、付加価値としてオンライン診療に対応しているものもあります。

独自アプリを利用するため、デザインや操作性が予約システム会社で全てコントロールでき、アプリの利便性が高くユーザーにとって使いやすいというメリットがあると考えられます。

アプリ上で患者さんとの接点が増えることで、治療の離脱防止にもつながるでしょう。

ただしユーザーの中には、不要なアプリインストールはなるべくしたくないと考える方もいます。

歯科予約システムの導入で歯科医院が得られるメリット

歯科予約システムを導入することには以下のようなメリットがあります。

それぞれ詳しく解説します。

新患が増える可能性がある

飲食店の予約でも、電話がつながらなくて予約を諦めてしまった経験、営業時間中ではないと電話がつながらないことにストレスを感じた経験はないでしょうか。

また、問い合わせフォームで連絡を入れても、予約が完了しているかどうかがわからずもやもやすることもあるでしょう。

夜中や昼休みの時間帯に急に歯が痛くなった時、電話がつながらないで予約ができない時、予約システムが完備され当日予約も可能な場合であれば、予約システムが完備されている歯科医院が選ばれる可能性が高いでしょう。

このように予約の利便性が高いだけでも、患者さんから選ばれる要因になり、新患数を増やすことに繋がります。

予約にまつわるミスを減らすことができる

口頭で次回の予約状況を確認して、紙やカレンダーアプリなどに手入力をしていると、誤入力や聞き間違いといったミスを招く原因となります。

予約時間を誤ってとってしまうと、患者さんサイドからの信頼が低下し歯科医院を変更するきっかけになることはもちろん、アポの診療時間に空きが生じてしまうことになります。

歯科予約システムを使って患者自身が予約内容を入力すれば、歯科医院側のミスが原因の誤った予約が反映されてしまうのを防げるので、大きなメリットと言えるでしょう。

キャンセル対策になる

キャンセルは、診療があったこと事態を忘れてしまうことが一番の原因です。

予約システムなどを利用していない場合、患者の自己管理で予約を忘れないようにする必要があります。

一方、多くの歯科予約システムには、予約日の前日や当日に予約の確認をメールやSMS、LINEメッセージやアプリ通知などで実施してくれる機能が付いています。

予約忘れは、歯科医院側からすれば無断キャンセルの状態になり、他の予約で穴埋めができないため、多くの損害を被ることになるのです。

特に1時間以上の時間がかかる歯科医師による外科的な処置などで無断キャンセルが発生すると、よりその被害は大きくなってしまいます。

また、忘れてしまったという理由以外にも予定が変わり予約を変更したいと考えた際、歯医者に連絡するのが面倒であったり、そもそも連絡しにくかったりなどの理由から、無断キャンセルしてしまう人も少なくありません。

webやアプリ上で予約のキャンセルや変更ができれば、患者さんの心理的負担が減り、無断キャンセルも減るでしょう。

受付業務の負担が減る

受付業務は「患者さんの対応」「会計業務」「予約に関する業務」などさまざまです。

なかでも予約に関する業務は、受付スタッフにとってミスのできない精神的にも負担の大きい業務のひとつです。

予約システムを導入し、予約に関する業務を自動化できれば、受付業務の負担が大きく軽減されるでしょう。

特に、予約の受付やキャンセルなどを電話でのみ対応していた場合、得られるメリットは大きいはずです。

実は歯科医院にかかってくる電話の中で予約のキャンセルや時間変更がもっとも多いと言われています。

これらの業務を減らせることのメリットは計り知れないものがあるのです。

予約のバッティングといった管理ミスも減るでしょう。

加えて、スタッフが働きやすい環境作りにも貢献してくれるのです。

人手不足が騒がれる昨今、働きやすい環境を作ることも歯科医院経営においては大切な事柄の一つと言えると考えられます。

待ち時間が長いことに起因するクレームが減る

予約システムに「待ち人数」や「待ち時間」などを知らせる機能が搭載されていれば、それぞれの患者さんが最適な来院タイミングを把握できます。

最適なタイミングで来院してもらえれば、患者さんの待ち時間を短縮させられるため、待ち時間が長いことに起因するクレームが減るでしょう。

また、待合室の混雑も避けやすくなります。

患者データを一元管理できる

導入するシステムにもよりますが、予約システムの導入により、患者さんの氏名や連絡先、予約日時やカルテ情報などの情報を一元的に管理できるようになります。

また、それらの情報をもとにして、レセプトの作成などもできるようになります。

各種伝達事項をシステム上で確認できるようになるため、複数のデバイスを用いてスタッフ間での情報共有が簡単にそして円滑になるはずです。

また、無断キャンセルばかり続く患者さんは、また予約をとっても無断キャンセルになる可能性があります。

予約システムでは、そういった情報を利用して予約を制御する仕組みを導入することも可能です。

歯科予約システムの導入で患者さんが得られるメリット

予約システムの導入でメリットがあるのは、歯科医院側だけではありません。

患者さんにも以下のようなメリットがあります。

それぞれ詳しく解説します。

予約のために電話する必要がなくなる

歯科予約システムを導入していない場合、患者さんは直接歯医者に電話をする必要があります。

あくまでも電話業務に関連する調査内容ですが、若者世代の6割ほどが電話に対して苦手意識をもっていると言われています。

参考：PR TIMES：若者世代は7割以上が「電話恐怖症」に！？ソフツー「電話業務に関する実態調査」を発表 

また、通常電話は発信時に通話料金が発生してしまうことから、なるべく電話を利用したくないと考える患者さんも多いことでしょう。

Web予約システムを導入することで、電話を使わず予約ができるため、予約の取りやすさから歯科医院を選ぶということも当然起き得るでしょう。

また、すでに通院していても、来院時に予約日を決めるのが難しい人もいるでしょう。

このような場合、また歯科医院へ電話をして予約日を決める手間がかかるわけです。

歯科予約システムが導入されていれば、患者さんはいつでも簡単に予約や予約の変更・キャンセルができるようになります。

簡単に予約の変更ができる

電話でのみ予約対応をおこなっている場合、患者さんが予約の変更をしたいときに、医院に直接電話をする必要があります。

連続で予約を変更するとなれば、心理的負担を感じてしまい、連絡しにくいと感じてしまう場合もあるでしょう。

それが原因で無断キャンセルにつながる恐れもあります。

予約システムを導入すれば、予約の変更が簡単におこなえるようになり、電話も必要ないため、患者さんの心理的負担が少なくなるでしょう。

確実に歯科医院からの連絡を受け取れる

予約システムの導入によって、患者さんはネットやアプリ上で予約の確認や案内を受け取ることが可能です。

歯科医院から電話で予約の確認がきても、仕事で忙しくて電話にでられない方もいらっしゃるでしょう。

折り返しができる時間は、お昼休みや診療時間外で、なかなか歯科医院と電話がつながらずやきもきしてしまうこともあると思います。

予約システムを導入していれば、歯科医院の営業時間が終わり、患者さんからの電話に対応できない時間帯でも、患者さんはネットやアプリなどから確実に連絡を受け取れるのです。

歯科予約システムを導入するデメリット

歯科予約システムの導入には、以下のようなデメリットもあります。

それぞれ詳しく解説します。

インターネットに不慣れな患者さんもいる

現代において、多くの人がスマートフォンを持っており、日常的にインターネットを使用することが一般的となっています。

しかし、インターネットの利用に慣れていない人も一定数います。

インターネットに不慣れな患者さんからすると、予約システムから予約をすることが負担となってしまう恐れがあるでしょう。

こういった患者さんがいることも想定して、自動音声に対応した予約システムを導入する、また予約システム以外で予約ができるような仕組みのあるシステムを導入するといいかもしれません。

自動音声に対応した予約システムの場合、予約を自動音声でナビゲートしてくれるため、インターネットの利用に慣れていない患者さんでも安心です。

コストがかかる

基本的に歯科予約システムを導入するとなればコストがかかります。

規模の大きいもの、機能が充実しているものは費用が高額になる傾向にあります。

予約システムを導入するだけで初期費用として数万円〜数十万円はかかるでしょう。

またシステム利用料としても月額数千円～数万円のコストが発生します。

できるだけ費用を抑えたいのであれば、機能がシンプルな予約システムを選ぶことがポイントです。

実際にどれほどの費用がかかるかについて把握したいなら、見積もり依頼をすると良いでしょう。

システムの導入完了までに時間や労力がかかる

システムを導入して稼働させるまでには時間や労力がかかります。

「予約システムの選定・導入」「利用方法の周知・研修」など、実際の稼働までにやらなければならないことは多岐にわたります。

また、実際に稼働を始めても、スタッフが操作に慣れるまで一定の期間を要するでしょう。

導入までにかかる時間、スタッフの研修期間などを考慮して、スケジュールを立てることが大切です。

歯科予約システムを比較する際に見るべき7つのポイント

歯科予約システムを比較する際は、以下のようなポイントを見ると良いでしょう。

それぞれ詳しく解説します。

機能

予約システムにどのような機能が備わっているかは重要なポイントです。

予約システムはいくつもあり、搭載されている機能もそれぞれ異なります。

ネット予約と電話予約の両方を統合して管理できるものもあれば、患者さんの予約管理だけでなくスタッフのシフトを管理できるものもあります。

機能が充実しているシステムは魅力的ですが、使わない機能があるかもしれません。

自院にとって必要な機能を把握したうえで、それらの機能が必要十分に備わっているかを確認しましょう。

操作性

操作性が良い予約システムかどうかを確認しましょう。

予約システムの操作性が悪く使いにくいと、患者さんにストレスがかかります。

予約システムの操作に手間取ることで、患者さんが痺れをきらし他の歯科医院を予約してしまうことも考えられます。

特に、現代ではスマートフォンが普及しているため、スマートフォンで簡単に予約できるかどうかは重要なポイントです。

また、患者さんだけでなく、歯医者のスタッフにとって使いやすいかどうかも確認すべきです。

予約システムが複雑で使いにくいとミスの原因となり、トラブルが発生した際に対応が遅れる恐れもあるでしょう。

独自性

予約システムに導入されている基本的な機能は、どれも似たようなものが多いことから、独自性を重視して選ぶのもポイントのひとつです。

患者さん本人だけでなく家族の予約状況が管理できたり、予約システムを通じて物販の提案ができたりするものもあります。

他院との差別化にもつながるため、独自性があるかどうかも確認してみると良いでしょう。

費用

当然ながら、導入する予約システムを比較する際は、費用についても確認することが大切です。

月額数千円のものから数万円のものまで、予約システムの利用費用は幅広いです。

予算に合わせたものを選ぶようにしましょう。

もちろん、費用だけでなく費用対効果も重要なポイントです。

予約システムを導入することで「売り上げアップする余地はあるのか？」「人件費削減の余地はあるのか？」などさまざまな観点から検討してみましょう。

セキュリティ

歯科医院の予約システムはネット上で利用することから、インターネットにおける「セキュリティ対策」がされているかも確認しましょう。

セキュリティ対策が甘く、患者さんの個人情報が漏れてしまうと、患者さんからの信頼を失いかねません。

「SSL化（通信の暗号化）されているか」といったセキュリティ面を事前に確認しておくと良いでしょう。

サポート体制

なにか困ったことがあったとき、しっかりサポートしてくれると安心ですよね。

特に、歯科予約システムを導入するのが初めてなら、使い方を丁寧にサポートしてくれる体制が整っていると心強いです。

訪問やweb会議で操作方法についてデモンストレーションしてくれるか、土日や祝日でもコールセンターにつながるかなど、サポート体制を確認すると良いでしょう。

評判

一部の予約システムは無料体験をすることが可能です。

ただ、無料体験できない予約システムもあります。

その場合は、実際に予約システムを使っている方からの評判を参考にしてみてください。

リアルな意見は、歯科予約システムの比較検討に役立つでしょう。

ただ、医院の状況はそれぞれ異なることから、評判と同じような結果になるとも限りません。

そのため、評判はあくまでも参考程度にしておきましょう。

【有料版】おすすめの歯科予約システム7選

いくつもの歯科予約システムがあるため、迷ってしまう方も多いでしょう。

そこでおすすめの歯科予約システムを7つピックアップしてご紹介します。

アポツール アンド ボックス（Apotool & Box）

Apotool & Boxは、Web予約システムにとどまらず、電子サブカルテサービスやレセコンとの連携、売り上げ管理など歯科医院の全体的なDX化に取り組んでいます。

web予約や患者管理機能などの一般的な機能はもちろんのこと、クリニックデータの自動集計やいくつもの指標による経営分析など、歯医者の運営に役立つ機能が豊富に備わっています。

また、診察券アプリ「私の歯医者さん」といった独自性のある追加オプションが用意されている点も特徴です。

システムの導入は最短2週間で終わらせることが可能です。

デンタマッププラス（denta map plus）

デンタマッププラスは簡単な操作で利用できる点がメリットのひとつです。

また、チェアサイド予約にも対応しており、デザインもチェアサイドでの利用を重視して最適化されています。

さらに、キャンセルリストやリコール対象者リスト、次回予約日が未確定の患者リストといった各種リストで患者さんを効率的に管理できます。

最短5日でシステムの導入が可能です。

デントネット（DentNet）

デントネットでは、89項目の初期設定と389項目のサーバー側設定をおこなえます。

自由度高くさまざまな設定ができることが最大の特徴といえるでしょう。

設定に少し時間はかかるかもしれませんが、柔軟性が高く、医院にとって最適なカスタマイズが可能です。

また、医院ごとに専属担当がいるため、システム導入後もしっかりとしたサポートを受けられるでしょう。

アポデント（ApoDent）

アポデントは、ワンクリックで予約状況を「1日ごと」「1週間ごと」に切り替えられます。

また、予約状況はリアルタイムで確認可能です。

キャンセルになったタイミングでEメールやLINEで再予約を促す機能も備わっており、業務で忙しいときでも使いやすい仕様となっています。

デンタルアクセス（DENTAL ACCESS）

デンタルアクセスは、トラブルに強いハイブリッドな予約システムが特徴です。

ネット上のデータと医院側に設置したパソコン両方のデータをリアルタイムで同期するため、ネット障害が発生した場合でも、予約業務に支障がでることはないでしょう。

また、LINEやSMS、アプリなど多彩な自動連絡機能により「連絡や受付業務の負担軽減」「無断キャンセルの減少」などに役立ちます。

ピスケスアポ（PISCES APO）

ピスケスアポでは、1日分すべての予約を「診療開始から終了まで」細かく管理できます。

また、スタッフのシフトを登録できるため、患者さんの予約状況だけでなく、スタッフの勤務状況も管理可能です。

担当不在のアポイントミスも防げるでしょう。

イーパーク（EPARK）

受付情報を入力することによって、空き情報がEPARK歯科サイトにも自動で反映されます。

そのため、空いている日時に受付が入りやすくなるでしょう。

スマートフォンやタブレットからでも操作ができるため、パソコンの操作が苦手な方でも利用しやすいです。

【無料版】おすすめの歯科予約システム

「無料の予約システムはないのか？」と思われる方も少なくないでしょう。

以下のように無料で利用できる予約システムもあるため、参考にしてみてください。

ただ、どれも歯科医院に特化した予約システムではない点に注意が必要です。

基本的には有料サービスを検討された方が良いでしょう。

リゼルバ（RESERVA）

リゼルバはわずか3分で予約サイトを開設できます。

簡単な設定で利用できるようになるため、導入の負担は少なく済むでしょう。

受付や決済、顧客の管理をリゼルバ1つで完結させられ、Googleカレンダーをはじめとするさまざまな外部サービスとも連携可能です。

ただ、無料プランの場合は「1ヵ月あたりに予約受付できる数」や「登録できる顧客の数」などが少ないため注意しましょう。

エジソン予約（EDISONE予約）

エジソン予約では、予約がタイムラインで表示されるため、予約状況が一目でわかります。

1日の受付人数や受付時間も自由に設定可能です。

スタッフのシフト管理機能も備わっているため、シフトの状況によって受け入れ時間や人数を調整できます。

リゼルバ同様、無料プランの場合は予約件数や登録できる顧客数に制限があるため注意しましょう

エアリザーブ（AirRESERVE）

エアリザーブは、電話もしくは直接訪問で予約を受け付ける際、管理画面の予約カレンダーから登録できます。

また、リゼルバやエジソン予約とは異なり、無料プランでも予約件数に制限がない点は、エアリザーブの大きな特徴といえるでしょう。

まとめ

歯科予約システムの導入にはコストがかかり、手間や時間もかかりますが、予約状況を適切に管理しやすくなったり、受付業務の負担を軽減できたりとさまざまなメリットがあります。

予約システムを選ぶ際は、今回ご紹介した以下のようなポイントをもとに比較検討すると良いでしょう。

・機能
・操作性
・独自性
・費用
・セキュリティ
・サポート体制
・評判

また、予約システムによっては、無料体験できる場合もあるため、各会社に確認・相談してみることをおすすめします。